総務部長『保井 達也容疑者』(選挙管理委員会事務局長)と総務部次長は最初から開票をやり直すかを協議。最終的に総務部長が、総務部次長に白票を使ってつじつまを合わせるよう指示を出した模様。

 2人の間には「すでに小選挙区の当確が出ており、数百票で結果が変わることもない」「探しても見つからないのであれば、未使用の投票用紙を使う以外にない」という思い込みがあった。総務部次長は当初、白票を使うことに難色を示していたが、最終的には総務部長の意見に賛成した。

 開票の翌日に投票済みの投票用紙が見つかったが、当時の総務課長補佐(谷口 敬容疑者)が票を封筒に入れて庁舎へ持ち帰った。上司で当時の総務課長(沢田 邦広容疑者)に報告したうえで渡した。総務部長、総務部次長、総務課長の3人は投票済みの投票用紙の扱いを協議し、総務部長が総務部次長と総務課長に票を処分するよう指示したという。

 総務部次長と相談の結果、総務課長が自宅で処分することになった。しかし「必要になるかもしれない」と自宅で保管していた。2カ月以上たっても問題の指摘がなかった為、17年12月29日頃、自宅で焼却処分した。

 投票済みの投票用紙が見つかったことを知っていた職員もいたが、総務部次長から黙っておくように言われた人もいたとの事である。